Bij uit de hand gunnen wordt één partij rechtstreeks benaderd om een opdracht uit te voeren. Vaak gaat het om een leverancier waarmee al een relatie bestaat of die een specifieke oplossing biedt. Volgens de richtlijnen op PIANOo ligt de focus hierbij op snelheid, minimale administratieve lasten en een efficiënte samenwerking, zonder dat er andere partijen worden uitgenodigd. Deze aanbestedingsvorm wordt doorgaans toegepast bij opdrachten met een beperkte totale contractwaarde (bijvoorbeeld tussen de €15.000 en €50.000 over de gehele looptijd van doorgaans 48 maanden/4 jaar, inclusief bijkomende kosten, afhankelijk van de interne inkoopgids), wanneer snel schakelen belangrijk is of wanneer er goede redenen zijn om voor één specifieke partij te kiezen. In sommige gevallen wordt een beperkte procedure of ‘mini-competitie’ ingericht om de prijs of aanpak te onderbouwen, terwijl de uiteindelijke keuze in de praktijk al vaststaat.

Onderhands enkelvoudig aanbesteden lijkt op uit de hand gunnen, maar is formeler ingebed in het inkoopbeleid. Bij een onderhands enkelvoudige aanbesteding wordt één partij gevraagd om op basis van een duidelijke uitvraag een offerte in te dienen. De opdrachtgever beschrijft de opdracht, waarna de leverancier een voorstel doet voor de uitvoering, planning en kosten. Op basis van de informatie van PIANOo ligt de focus hierbij op efficiëntie, beheersbaarheid en het zorgvuldig vastleggen van het inkoopproces. In tegenstelling tot een meervoudige aanbesteding is er geen vergelijking met andere offertes; de beoordeling richt zich vooral op de vraag of het voorstel marktconform en passend is. Deze aanbestedingsvorm wordt veel gebruikt voor kleinere opdrachten waarbij de totale contractwaarde (berekend over de gehele looptijd van doorgaans 48 maanden/4 jaar, inclusief alle bijkomende kosten) onder de geldende interne drempelwaarde van maximaal € 50.000,- valt.

Bij een onderhands meervoudige aanbesteding worden meerdere, vooraf geselecteerde partijen uitgenodigd om een offerte uit te brengen. De opdrachtgever stelt een offerteaanvraag op en vergelijkt vervolgens de ingediende voorstellen op prijs, kwaliteit en toegevoegde waarde. Zoals beschreven door PIANOo, ligt de focus bij deze aanbestedingsvorm op een gezonde mate van concurrentie, zonder dat de opdracht openbaar hoeft te worden aanbesteed. Deze aanbestedingsvorm wordt vaak ingezet bij opdrachten die te omvangrijk zijn voor een enkelvoudige uitvraag (boven de €50.000), maar nog onder de Europese drempelwaarden vallen. In het inkoopbeleid vormen deze interne procedures de oploop naar de wettelijke Europese drempelwaarde voor leveringen en diensten, welke momenteel op € 216.000,- per 4 jaar ligt. Het biedt de mogelijkheid om marktconforme aanbiedingen te ontvangen, terwijl de opdrachtgever zelf bepaalt welke partijen worden uitgenodigd.

Europees aanbesteden is de meest formele en strikt gereguleerde aanbestedingsvorm. Deze procedure is verplicht zodra de geraamde waarde van een opdracht boven de Europese drempelwaarden uitkomt (€ 216.000,- per 4 jaar). Volgens PIANOo wordt de opdracht in dit geval openbaar gepubliceerd op TenderNed en TED, waarop partijen uit de hele Europese Unie in principe kunnen inschrijven. De procedure kent vaste regels, harde termijnen en uitgebreide rechtsbescherming voor inschrijvers. De focus ligt op transparantie, objectiviteit, gelijke behandeling en non-discriminatie, zodat iedere marktpartij een eerlijke kans krijgt.

Of een opdracht Europees moet worden aanbesteed, wordt bepaald op basis van de totale geraamde opdrachtwaarde exclusief btw. Daarbij moet niet alleen de waarde van de kernopdracht worden meegenomen, maar ook alle kosten die direct samenhangen met de uitvoering ervan, zoals implementatie, installatie, configuratie, transport, opleidingen, opties en contractverlengingen. Een opdracht mag bovendien niet worden opgesplitst om onder een drempelwaarde te blijven. Wanneer bijvoorbeeld software en de bijbehorende training onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, worden deze als één opdracht beschouwd. Door een opdracht Europees aan te besteden wordt de volledige Europese markt aangesproken, wat kan leiden tot innovatieve oplossingen, scherpe prijzen en maximale zekerheid op het gebied van rechtmatigheid en integriteit.