Stel je voor: je werkt als inkoper, contractmanager of bestuurder bij een VO-stichting. Je roosterapplicatie draait al jaren, de factuur komt automatisch binnen, en niemand klaagt. Waarom zou je er iets aan veranderen?

Dat is precies het moment waarop je stil moet staan. Want "het werkt" is geen inkoopstrategie. En "we hebben altijd met deze partij gewerkt" is geen contractmanagement.

Stichting Carmelcollege (SCC) koos ervoor om die vragen wél te stellen en dat leidde tot een Europese aanbesteding die niet alleen een nieuwe leverancier opleverde, maar de hele manier waarop 13 instellingen roosteren en formatieplanning doen fundamenteel heeft veranderd. Dat is de kracht van een goed georganiseerd aanbestedingsproces.

Als commercieel manager zie ik twee thema's die bij vrijwel elke stichting spelen, maar zelden expliciet worden benoemd als reden om te herbeoordelen.

Het eerste is kosteninzicht. Veel stichtingen weten niet precies wat ze per jaar betalen voor hun rooster- en formatiesoftware. Zeker als scholen historisch gezien eigen contracten hebben afgesloten.

Het tweede is bestuurlijk overzicht. Een College van Bestuur dat geen geconsolideerd beeld heeft van formatie en roosters over alle instellingen heen, stuurt vrijwel blind. Hoeveel fte zit er in de functiemix op school X versus school Y? Wat is de gemiddelde klassengrootte per instelling? Waar zitten de knelpunten in de bezettingsgraad? Dat zijn strategische vragen die vanuit operationele systemen beantwoord moeten kunnen worden. Een geïntegreerde applicatie met centrale rapportages maakt dit mogelijk, maar het vraagt wel om een bewuste keuze bij de aanschaf.

Bij Stichting Carmelcollege was verandering ook een gevoelig onderwerp. Gebruikers werkten al jaren met vertrouwde systemen, en de overstap naar één geïntegreerde applicatie vroeg om aanpassing van werkwijzen, rollen en processen. Dat vraagt moed van het bestuur, van projectleiders en van eindgebruikers. Maar inmiddels is overduidelijk geworden dat die verandering ook echt verbetering is gebleken. Eén systeem, één waarheid, centrale sturing én behoud van lokale autonomie: dat is een combinatie die met de oude situatie simpelweg niet mogelijk was.

Verandering omarmen betekent niet dat je het verleden weggooit. Het betekent dat je de organisatie klaarstoomt voor de toekomst en je medewerkers de tools geeft die écht bij hun werk passen.

Het eerlijke antwoord: misschien ben je al verplicht. Opdrachten boven de Europese drempelwaarde moeten openbaar worden aanbesteed conform de Aanbestedingswet 2012. Wie dit niet doet, loopt juridisch een reputatierisico en mist bovendien de kans om de markt echt te laten concurreren.

Maar los van de juridische verplichting: het is de moeite waard om jezelf een paar vragen te stellen. Wanneer is jouw contract voor rooster- en formatiesoftware voor het laatst kritisch geëvalueerd? Weet je wat je stichtingsbreed per jaar betaalt? Heeft het CvB toegang tot geconsolideerde formatie- en roosterdata van alle instellingen? Werken jouw scholen met één gestandaardiseerd proces of doet iedere school het op zijn eigen manier?

Als het antwoord op één of meer van die vragen "nee" of "eigenlijk niet" is, dan is een herbeoordeling op zijn minst de moeite waard. Een aanbesteding hoeft niet ingewikkeld te zijn als je er goed op bent voorbereid en de opbrengst, in termen van kosteninzicht, procesverbetering en bestuurlijke grip, is vaak groter dan verwacht.