Choose language

Stichting VOOR

In een tijd van steeds complexere onderwijsorganisaties en financiële uitdagingen, is het essentieel dat scholen optimaal inzicht en handelingsvrijheid hebben in hun formatie. Formeren op basis van geld in plaats van enkel FTE’s is hierin een sleutel tot succes.

Bij het Lorentz Lyceum in Arnhem staat Simon aan het roer van de formatie. Als formatieadviseur is hij verantwoordelijk voor de opzet van het formatieplan (de re3-1

We spraken met Paula de Nooijer, Directeur Bedrijfsvoering bij de onlangs gefuseerde Stichting VOOR (met vier scholen en één overkoepelende organisatie, circa 4900 leerlingen en 660 medewerkers), over hun strategische keuze om de financiële module van Formatie (Foleta) centraal te stellen in hun bedrijfsvoering.

Het fundament: financiën als middel, niet als doel

Volgens Paula de Nooijer zijn financiën geen doel, maar een middel om de organisatie zo goed mogelijk in te richten, met het belang van de leerlingen voorop. Bij Stichting VOOR staat de keuzevrijheid van directeuren en rectoren centraal: "Wij zijn van mening dat directeuren en rectoren een optimale keuzevrijheid moeten hebben om hun organisatie zó in te richten als zij denken dat het het beste is. Dus niet sturen op eenheden, maar op geld (euro’s). Als jij denkt dat je voor dat geld op een andere manier je organisatie wilt inrichten, dan mag dat natuurlijk binnen de kaders."

Deze aanpak, die al jarenlang wordt gehanteerd, geeft locaties de vrijheid om, bijvoorbeeld, in overleg met de medezeggenschapsraad, andere keuzes te maken bij het plannen van taken en lessen, zolang het financiële kader bewaakt blijft.

VOOR-2

De meerwaarde van de financiële module in Formatie (Foleta)

Vaak wordt de terechte vraag gesteld: waarom kiezen voor de financiële module in Foleta boven een bestaand HRM- of financieel pakket? De keuze om de formatie te vertalen naar euro's binnen het formatieproces in Formatie (Foleta), biedt Stichting VOOR cruciale voordelen ten opzichte van enkel het gebruik van een HRM- of financieel pakket. Paula: “Het formatieproces is een complex proces. Je kan dit naar mijn beleving ook niet in een HRM-pakket uitvoeren. Excel is daarnaast foutgevoelig en vanuit een roosterpakket kun je nauwelijks sturen op euro’s.”

Paula merkt op dat door de financiële benadering elke verschuiving, bij de voorbereiding op het nieuwe schooljaar of tussentijds, direct gerelateerd wordt aan de kosten: "Als je het in FTE’s doet, krijg je het lang niet zo strak als dat je het in euro's doet. Want iedereen die een bepaalde omvang krijgt, wordt gelijk gerelateerd aan de werkelijke personeelslasten en hoe komen we uit in het totaal."

Laat me zien hoe dit werkt

Waarborgen van de financiële gezondheid

Dit inzicht is essentieel om de financiële gezondheid te waarborgen. De module maakt het namelijk goed inzichtelijk welk deel van de formatie op incidentele of reguliere middelen wordt ingezet. Dit helpt de stichting een veelvoorkomende valkuil te voorkomen: "Je probeert die vermenging te voorkomen zodat je achteraf geen mensen een vaste aanstelling geeft op tijdelijk geld (zoals projectgelden), dan heb je een probleem achteraf. Het geeft meer inzicht en meer vrijheid voor de organisatie."

Een belangrijk aspect van het werken met Formatie (Foleta) is de transparantie die het creëert. Bij Stichting VOOR staan de formatieoverzichten van de scholen gewoon open voor elkaar, wat veel afstemming en vergelijking stimuleert. Dit is een actief instrument geworden: "Bij ons is het normaal dat scholen juist bij elkaar kunnen kijken. Heb jij nog iemand over? Zit iemand nog niet vol? Of heb je boventalligheid? Of heb je iemand die je niet kan verlengen omdat je geen budget meer hebt die dan eventueel bij mij verder kan. Dus er wordt heel veel afgestemd en gekeken bij elkaar."

Dit inzicht maakt ook dat verschillen in formatie of de kosten van een personeelsbestand accepteerbaar zijn voor de onderliggende scholen van de stichting. Of heb je iemand die je niet kan verlengen omdat je geen budget meer hebt die dan eventueel bij mij verder kan. Dus er wordt heel veel afgestemd en gekeken bij elkaar." Dit inzicht maakt ook dat verschillen in formatie of de kosten van een personeelsbestand accepteerbaar zijn voor de onderliggende scholen van de stichting.

Bij het Lorentz Lyceum in Arnhem staat Simon aan het roer van de formatie. Als formatieadviseur is hij verantwoordelijk voor de opzet van het formatieplan (de rekenkundige kant), het 2bijhouden van
De financiële module in Formatie (Foleta) geeft meer inzicht en meer vrijheid voor de organisatie.

Paula de Nooijer

Directeur Bedrijfsvoering

Sturen en bijsturen: aan welke knoppen draai je?

De financiële module is geen passief registratiesysteem, maar een actief stuurmiddel. Stichting VOOR gebruikt de module om gericht en gefundeerd strategische keuzes te maken en bij te sturen op het financiële kader.

Zo heeft de mogelijkheid om de kosten van taakbeleid direct inzichtelijk te maken, een cruciale rol gespeeld tijdens de recente fusie. Toen twee verschillende soorten taakbeleid moesten worden geharmoniseerd, heeft Formatie (Foleta) geholpen bij de onderhandelingen met de MR door de gevolgen van elke beleidsverandering door te rekenen: "Het heeft bijgedragen in transparantie en de doorrekening van de verschillende modellen en ook wel geholpen om het gesprek erover aan te gaan. Ook om door te rekenen van: nou, als ik zo doe, dan is het budgetneutraal."

Bovendien wordt de functionaliteit van scenario’s veelvuldig gebruikt door de scholen om verschillende onderwijskundige inrichtingen financieel te testen. Rectoren proberen uit wat de financiële consequenties zijn als zij aanpassingen willen doen in hun organisatiestructuur. Paula noemt als voorbeeld: "Bijvoorbeeld als we duurdere of juist goedkopere krachten inzetten. Wat gebeurt er dan?"

Op bovenschools niveau is er ook direct sturing op basis van de financiële module. De Stichting volgt accuraat de leerlingprognoses en stelt direct het formatiebudget bij wanneer de aanmeldingen meer of minder leerlingen laten zien. Daarbij wordt de verhouding tussen personeel en materieel kritisch bekeken. Als er te veel geld naar materieel gaat (bijvoorbeeld door oude gebouwen), wordt het in het personeelsbudget voor de formatie gecompenseerd: "Het geeft heel veel inzicht in hoe de geldstromen lopen. En daarmee kan je veel doen."

Tips voor scholen

Paula heeft een duidelijke boodschap voor scholen die nog moeten starten: "Ik zou het gebruik van de financiële module ten allen tijde aanraden." Haar belangrijkste argument is de verantwoordelijkheid die bij de scholen komt te liggen: "Als bestuurskantoor zeggen wij, binnen de kaders kunnen de scholen naar eer en geweten gebruikmaken van de inzet van het personeel zoals zij denken dat het verantwoord is. Je behoudt dus de vrijheid om eigen keuzes te maken, maar wel op een financieel, gezonde manier."

Haar belangrijkste tips voor een succesvolle start met de financiële module:

  • Verdiep je in de module: Zorg dat u de logica achter de bruto/netto-berekening en alle vinkjes begrijpt. "Je moet je wel heel goed verdiepen in hoe de module werkt en hoe zijn wij, financieel gezien, georganiseerd."

  • Houd alles in de gaten: Blijf kritisch kijken naar personele en materiële uitgaven in relatie tot reserveringen. "Je moet eigenlijk alle facetten op gebied van budget, benodigd en aangesteld (B-B-A) goed in de gaten houden."

Het inzicht dat de financiële module in Formatie (Foleta) biedt, is de motor voor autonoom en financieel gezond sturen binnen de gestelde kaders, een noodzakelijke stap in het moderne voortgezet onderwijs.

Wanneer je formatie financieel gezond is, wil je dat deze data ook naadloos aansluit op een rooster dat werkbaar is voor leerling en docent. Bekijk hoe het Technisch en Maritiem College Velsen de driehoek tussen formatie, rooster en leerling sluit.

Meer weten over formeren op basis van budget?

Stel je vraag direct aan onze experts

arrow-blue-bottom_left

 

In een tijd van steeds complexere onderwijsorganisaties en financiële uitdagingen, is het essentieel dat scholen optimaal inzicht en handelingsvrijheid hebben in hun formatie. Formeren op basis van geld in plaats van enkel FTE’s is hierin een sleutel tot succes.