Choose language

Stichting Carmelcollege kiest voor één geïntegreerde applicatie met Xedule

Stel je voor: je werkt als inkoper, contractmanager of bestuurder bij een VO-stichting. Je applicaties draaien al jaren stabiel en de facturen worden automatisch betaald. Waarom zou je dan iets veranderen?

Xedule_Broll Still_2

Dat is precies het moment waarop het waardevol is om stil te staan. Want "het werkt" is geen langetermijnstrategie. Stichting Carmelcollege greep de kans om tijdens het aanbestedingstraject meteen kritisch te kijken naar hun rooster- en formatieprocessen. Zij vonden bij Xedule de oplossing die ze zochten om nog meer grip te krijgen op complexe planningen.

Twee losse systemen en geen centraal beeld

Carmel is een omvangrijke stichting met 15 scholengemeenschappen, 45 locaties, ruim 33.000 leerlingen en circa 4.300 medewerkers verspreid door heel Nederland. Op dit moment werken de scholen met verschillende systemen voor roosteren en formatieplanning. Voor de formatie wordt deels gebruikgemaakt van Formatie (Foleta), maar een stichtingsbrede standaard ontbrak.

Het resultaat? Twee processen die los van elkaar opereren. De roostermaker op de ene school weet niet wat de formatiebeheerder op een andere locatie deed. Hierdoor is er momenteel geen centrale stuurinformatie voor het College van Bestuur.

We begrijpen dat overstappen op een andere applicatie spannend is, zeker als medewerkers jarenlang met dezelfde software hebben gewerkt. De innovaties in de onderwijslogistiek gaan echter in een hoog tempo. Denk aan cloud-gebaseerde optimalisatie-automaten en de eerste toepassingen van AI in het planningsproces.

Eén database en behoud van lokale autonomie

Met Xedule tilt Carmel het rooster- en formatieproces naar een integraal niveau. Hierdoor begint het proces eerder in het jaar, met leerlingprognoses en persoonlijke budgetkeuzes als vast startpunt. Hierdoor kunnen HR, teamleiders en roostermakers vanaf het begin effectief samenwerken. Dit haalt de bekende 'last-minute' druk aan het einde van het schooljaar van de ketel. Het vertrouwde puzzelwerk blijft bestaan, maar dan met betere input en duidelijkere kaders vooraf.

Wat levert dit concreet op?

  • Optimale datastructuur: De autorisaties volgen exact de organisatiestructuur van de stichting.
  • Bestuurlijk overzicht: Het College van Bestuur heeft direct toegang tot geconsolideerde managementinformatie, terwijl de lokale autonomie van de scholen intact blijft.
  • Slimme koppelingen: Dankzij automatische data-uitwisseling met systemen zoals Somtoday en AFAS sluiten de administratieve processen naadloos op elkaar aan.

Met deze geïntegreerde aanpak transformeren we data tot strategische stuurinformatie, zodat Carmel altijd keuzes maakt op basis van de juiste feiten.

XeduleOffice-0848-2

Zorgvuldige implementatie: we nemen samen de tijd

Wij begrijpen als geen ander dat de overstap naar een nieuw softwarepakket impact heeft op de dagelijkse praktijk van roostermakers en schoolteams. Juist daarom haasten we niets. Het komende schooljaar (2026-2027) staat volledig in het teken van een intensieve, zorgvuldige en stapsgewijze implementatie. Samen nemen we de tijd om deze overgang soepel en succesvol te laten verlopen.

Een expertgroep van eindgebruikers heeft inmiddels samen de blauwdruk voor de inrichting en processen bepaald, waardoor het systeem beter aansluit op de dagelijkse onderwijspraktijk.

Om de adoptie voor iedereen zo eenvoudig mogelijk te maken, zetten we een moderne, digitale leermethode in met e-learning en duidelijke instructievideo’s. Deze innovatieve aanpak zorgt ervoor dat het traject de stichting aanzienlijk minder interne tijd kost, zonder dat er wordt ingeleverd op de kwaliteit.

Ruim 100 medewerkers worden komend schooljaar getraind. Hiermee creëren we een grote groep die kennis heeft van de nieuwe applicatie. Medewerkers kunnen de e-learnings bovendien op ieder gewenst moment zelfstandig terugkijken. Het einddoel van deze zorgvuldige opzet is helder: na het traject beschikt Carmel over een eigen functioneel beheerorganisatie die volledig onafhankelijk kan opereren.

Ik wil meer weten!

Samen bouwen aan de toekomst

Wij kijken enorm uit naar de samenwerking met de projectorganisatie van Carmel. De overeenkomst loopt voor een lange periode (potentieel tot 2034 en verder), waarmee de stichting kiest voor een stabiele en toekomstbestendige partner. Met Xedule kiezen zij voor een efficiënt proces, rust in de organisatie en grip op de formatie. Samen gaan we aan de slag om het roosterproces toekomstbestendig te maken.

Benieuwd hoe andere scholen deze verandering hebben ervaren? Lees ook de klantcase van Stichting Agnieten College - De Boog.

Wil jij ook de stap zetten naar geïntegreerd plannen en roosteren?

Neem direct contact met ons op Stel je vragen aan onze experts

arrow-blue-bottom_left

 

Herken je de uitdagingen van Stichting Carmelcollege en wil je ontdekken wat één geïntegreerd systeem voor jouw onderwijsorganisatie kan betekenen? Onze experts denken graag met je mee over een passende oplossing voor jouw specifieke behoeften.

Neem contact met ons op of stel direct je vraag aan ons team. Samen stroomlijnen we jouw onderwijslogistiek.