Choose language

Stichting Agnieten College/ De Boog

Maart is de maand waarin de formatieplannen voor het nieuwe schooljaar vaak hun definitieve vorm krijgen. Een cruciaal, maar soms complex onderdeel daarvan is de urenregistratie van het onderwijsondersteunend personeel (OOP). Hoe zorg je voor eenduidigheid binnen een grote stichting?

Interview - Succesverhaal De kracht van ‘Statistische Prognose’ in Formatie (Foleta)34

We spraken met Annerieke Koetsier, Business Controller bij Stichting Agnieten College/ De Boog (onderdeel van de Landstede Groep), over hun weg naar meer grip en transparantie op dit onderdeel met de werk- en verlofregistratie module in Formatie (Foleta).

De aanleiding: “Weg met de foutgevoelige Excel-lijstjes”

Binnen Stichting Agnieten, die zeven scholen in en om Zwolle omvat, werd de urenregistratie van het OOP voorheen bijgehouden in Excel. "Die zelfgemaakte urenkaarten waren simpelweg te foutgevoelig, " vertelt Annerieke. "Iedereen kon formules overschrijven of de regels anders interpreteren. Aan het eind van het jaar was het een enorme logistieke operatie voor de managementassistenten en controllers om alle informatie te verzamelen.”

Bij Stichting Agnieten gebruikten ze Formatie (Foleta) al voor de Januaribrief, waardoor het onlogisch was om de werkelijke urenregistratie op een heel andere plek te organiseren. “Vooral voor leidinggevenden is het erg fijn dat alle medewerkers in hetzelfde systeem te zien zijn. Bij ons hebben leidinggevenden namelijk zowel OP als OOP in hun team; door dit nu ook voor het OOP in Formatie (Foleta) te beleggen, hebben zij alles op één plek inzichtelijk.”

De ambitie was helder: uniformiteit, transparantie en één waarheid. Geen losse lijstjes meer, maar één systeem waarin de CAO-regels, verloven en PB-uren (Persoonlijk Budget) automatisch en correct worden verwerkt.

Laat me zien hoe dit werkt
Bij het Lorentz Lyceum in Arnhem staat Simon aan het roer van de formatie. Als formatieadviseur is hij verantwoordelijk voor de opzet van het formatieplan (de rekenkundige kant), het bijhouden van
Leidinggevenden hebben zowel OP als OOP in hun team; door dit nu ook voor het OOP in Formatie (Foleta) te beleggen, hebben zij alles op één plek inzichtelijk.

Annerieke Koetsier

Business Controller

De implementatie: "Een les in timing"

Het traject begon met een training door Jan de Vries voor alle formatiebeheerders van de zeven scholen. De oorspronkelijke planning was om op 1 januari te starten, maar daar kwam Annerieke op terug.

Met de kennis van nu is mijn belangrijkste tip: begin niet midden in een schooljaar op 1 januari. Door de 'knip' en de complexe omrekeningen kregen we het technisch niet vlekkeloos rond. We hebben toen besloten de rust te bewaren en de werkelijke implementatie te verplaatsen naar 1 augustus." Sinds de start van dit schooljaar draait het proces volledig. Technisch bleek dit uiteindelijk de kleinste uitdaging; de echte focus verschoof naar de menselijke kant van de verandering.

XeduleOffice-0848-2

De 'zachte kant': Maatwerk en dialoog

Juist omdat Formatie (Foleta) zo transparant is, kwamen oude interpretatieverschillen uit het verleden naar boven. "Dat was soms spannend," geeft Annerieke toe." Als iemand jarenlang een andere berekening hanteerde, kwamen die nu natuurlijk allemaal naar de oppervlakte drijven. We hebben er bewust voor gekozen om hier niet te rigide in te zijn.

Voor medewerkers die bijvoorbeeld bijna met pensioen gaan, hebben we maatwerk toegepast. Je moet de zachte kant van zo'n implementatie niet onderschatten; het kost tijd en energie om met iedereen de individuele situatie goed te bespreken."

Ik wil meer weten!

Het resultaat: Grip en duidelijkheid

Ondanks dat het een intensief traject was, zijn de voordelen nu dagelijks merkbaar. Voor Annerieke als controller is de grootste winst de transparantie. Voor Annerieke als controller is de grootste winst de transparantie. "Er is nu één waarheid. Discussies over uren zijn gebaseerd op feiten. Een mooi voorbeeld: medewerkers die alleen op dinsdag en donderdag werken, komen vaak gunstiger uit met hun uren dan collega's op maandag en vrijdag vanwege de feestdagen. Dat soort inzichten zorgt voor een veel eerlijker gesprek over de jaartaak."

Tips van Annerieke voor andere scholen:

  • Start bij het begin van een schooljaar: Dit voorkomt complexe technische 'knips' in de registratie.

  • Onderschat de zachte kant niet: Neem de tijd voor individuele gesprekken. Een presentatie voor de groep is de start, maar de diepgang zit in het persoonlijke contact.

  • Houd contact met support: "Blijf niet te lang doormodderen. De consultants van Formatie (Foleta) hebben de kennis vaak al paraat. Eén belletje kan uren uitzoekwerk schelen."

  • Kies voor transparantie: Het vraagt een investering aan de voorkant, maar levert een eerlijker en rustiger proces op voor zowel de medewerker als de organisatie.

Grip op uren is de basis, maar pas wanneer je deze vertaalt naar euro’s, krijg je echt de regie over je strategische beleidskeuzes. Ontdek waarom Stichting VOOR kiest voor formeren op basis van geld in plaats van enkel FTE’s.

Ook de stap maken naar een gecentraliseerde werk- en verlofregistratie in Formatie?

Stel je vraag direct aan onze experts

arrow-blue-bottom_left

 

Of ben je benieuwd hoe je meer grip krijgt op de urenregistratie van het OOP? Neem dan contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. We denken graag met je mee!