Minkema College

Oktober is de maand waarin op veel scholen de eerste strategische keuzes voor de formatie van het volgende schooljaar worden gemaakt. Maar wie is wanneer waarvoor verantwoordelijk binnen het proces? En wat zijn de voordelen als je al vroeg begint? In dit succesverhaal lees je hoe de Workshop Onderwijslogistiek zorgde voor inzicht en grip op processen bij het Minkema College.

De uitdaging: van handwerk naar structuur

Voor Linda was haar start bij Minkema College een sprong in het diepe, want ze was nog niet bekend in de onderwijswereld met haar achtergrond uit het bedrijfsleven. Hoewel de school al gebruik maakte van Formatie (Foleta) en Xedule Rooster, was het maken van het rooster toch nog veel handmatig puzzelwerk. Veel processen waren gebaseerd op gewoontes in plaats van op een duidelijke structuur. Het formatieproces werd bovendien laat in het jaar opgestart. Het resultaat? Onrust, veel tussenuren en een late oplevering van het rooster.

“We wilden het dit schooljaar gewoon beter doen,” vertelt Linda. “En we wilden dit jaar voor de zomervakantie in ieder geval een stevige basisrooster neerzetten. Dat begint bij de formatie.” Het was echter onduidelijk wie waarvoor verantwoordelijk was en waarom bepaalde stappen op een specifiek moment moesten worden gezet. Dit maakte het lastig om het proces te optimaliseren en de gewenste veranderingen door te voeren.

Laat me zien hoe dit werkt

De oplossing: een strategische aanpak

Om de werkdruk te verlagen en de neuzen dezelfde kant op te krijgen, besloot Linda aan de bel te trekken bij Sophie, de Xedule Relatiemanager. Naar aanleiding van een goed gesprek met de interne werkgroep, bleek de uitdaging vooral te liggen in het huidige onderwijslogistieke proces binnen Minkema. De oplossing? De Workshop Onderwijslogistiek organiseren. Het doel was om gezamenlijk in kaart te brengen wie verantwoordelijk is voor welke stap in het onderwijslogistieke proces. Ruim dertig belanghebbenden – van de decaan en teamleiders tot de roostermakers – namen deel aan een sessie waarin in spelvorm de hele cyclus werd doorlopen.

Dit creëerde een gezamenlijk 'oh ja'-moment. De conclusie was snel getrokken: er waren veel gewoontes die efficiënter konden. De eerste stap was om de prognoses van leerlingen en lessen tijdig te maken. Dit vormde de basis voor een strategische personeelsplanning en een vroege start van het formatieproces.

Na de workshop is samen met Sophie een ontwikkelplan gerealiseerd, waarbij concrete doelen en tijdlijnen werden vastgelegd. Dit gaf niet alleen inzicht in wat haalbaar was, maar zorgde ook voor een duidelijk beeld van de verwachtingen. Om het proces verder te optimaliseren, werd een consultant van Formatie (Foleta) ingeschakeld, die Linda wekelijks coachte. "De consultant heeft me niet alleen ontzettend veel geleerd over de achterkant van het systeem, de know-how, maar ze wist ook hoe een school werkt. Dit zorgde ervoor dat het proces werd versneld en zorgde voor veel herkenning."

Ontdek wat onze Customer Success Managers voor jou kunnen betekenen

Interview - Succesverhaal De kracht van ‘Statistische Prognose’ in Formatie (Foleta)3

De resultaten: rust, samenwerking en een beter rooster

Door de processen naar voren te halen, konden de roostermakers al veel eerder aan de slag met het proefrooster. Dit in samenwerking met een Xedule Rooster consultant, waardoor de roostermakers efficiënter gebruik maakten van de roosterapplicatie en de automaten. De communicatie tussen de formatiebeheerders en roostermakers verbeterde aanzienlijk, wat leidde tot meer samenwerking. "Het is zo belangrijk om eerder in gesprek te gaan," benadrukt Linda. "Keuzes die je aan de formatie-kant maakt, beïnvloeden het rooster. Door vroegtijdig af te stemmen, kun je samen zoeken naar de beste oplossingen."

Het harde werk heeft zijn vruchten afgeworpen: er ligt nu een stevige basis wat een tijdig rooster heeft opgeleverd. En dat kan door het duidelijk in kaart gebrachte proces alleen nog maar beter worden. "We zijn ontzettend trots op het roosterteam. Ze hebben keihard gewerkt en het resultaat is een rooster waar we blij mee zijn," aldus Linda.

Wat brengt de toekomst?

De geleerde lessen worden nu meegenomen in het formatieproces voor het komende schooljaar. Het doel is om nóg vroeger te beginnen en de lessen en taken van docenten sneller vast te stellen. Dit geeft rust.

De jaarlijkse evaluatie van het roosterbeleid staat gepland om de processen verder te finetunen. Dit schooljaar gaat Linda ook gebruik maken van de januaribrief, voor de beschikbaarheid van medewerkers en de strategische personeelsplanning wordt verder benut.

Het Minkema College is het bewijs dat een gestructureerde aanpak van het onderwijslogistieke proces zorgt voor een succesvol, efficiënt en rustig schooljaar. Linda’s advies voor andere scholen die hier ook meer grip op willen krijgen? "Begin op tijd! En als je niet goed weet waar je moet beginnen, organiseer de workshop en als resultaat ontvang je van Xedule een ontwikkelplan. Zo staan de neuzen dezelfde kant op en weet je waar je het voor doet. Iedereen is natuurlijk met de beste intenties bezig, maar door beter samen te werken kun je veel meer bereiken."

Een strak proces valt of staat bij een tijdige start; de Januaribrief is daarbij het eerste onmisbare puzzelstukje voor je nieuwe schooljaar. Ontdek hoe het Helinium de Januaribrief inzet als vliegwiel voor hun formatie.

Meer weten over de Workshop Onderwijslogistiek?

Stel je vraag direct aan onze experts

Wil je weten hoe de Workshop Onderwijslogistiek zorgt voor inzicht en grip op processen bij jou instelling? Wij helpen je graag!