Choose language

Helinium

De Januaribrief – menig onderwijsinstelling kent de term, maar lang niet overal wordt het potentieel ervan volledig benut. Voor Marco van Stoppelenburg, werkzaam bij het Helinium en verantwoordelijk voor de 'harde kant' van de school, waaronder formatie, is de Januaribrief geen administratieve last, maar de cruciale, allereerste stap in het onderwijslogistieke proces.

Interview - Succesverhaal De kracht van ‘Statistische Prognose’ in Formatie (Foleta)-1

In een interview deelt Marco, al meer dan 30 jaar betrokken bij de school en leidinggevende rol op het gebied van planning en control, zijn visie op het belang van vroegtijdig plannen, het slim inzetten van de Januaribrief en de grote meerwaarde voor zowel de school als stichting Galilei.

Het dominospel van formatie: vroeg beginnen is winnen

Volgens Marco is het formatieproces een zorgvuldig opgebouwd dominospel dat al vroeg in het jaar moet beginnen. "Van jullie consultant, Ellen, heb ik ooit geleerd: Op 2 oktober start het proces van je nieuwe schooljaar. Waarom? Omdat je op dat moment weet hoeveel geld je hebt voor het nieuwe schooljaar. Vanaf 1 oktober ga je domino steentjes neerzetten op een rij. Maar het is heel belangrijk dat je die goed gaat neerzetten en dat je ook weet wat in elk stapje gedaan moet worden."

Dit metafoor dient als heldere waarschuwing: als de stenen eenmaal vallen, is er geen weg meer terug. Het proces verstoren door terug te komen op eerdere stappen leidt tot problemen. De Januaribrief moet daarom ook daadwerkelijk in januari verstuurd worden en niet, zoals voorheen op veel scholen gebeurde, als een 'sluitpost' in februari of maart. "Nee, het is een van de eerste steentjes die je doet in dit proces," benadrukt Marco.

Benieuwd wat onze consultants voor jou kunnen betekenen? Lees het hier
Interview - Succesverhaal De kracht van ‘Statistische Prognose’ in Formatie (Foleta)2

Vroegtijdige zekerheid

De crux van de Januaribrief zit in de cruciale informatie die het oplevert, met name de beschikbaarheid van collega’s.

"Collega's geven in het formulier aan of ze een uitbreiding wensen of ze meer beschikbaar zijn. Ook of ze minder beschikbaar door eventueel opname van verlof, zoals ouderschapsverlof of het opnemen van seniorenverlof. Dat kan je mooi inventariseren."

Door deze informatie vroegtijdig te verzamelen, weten de schoolleiding en de roostermaker al in het voorjaar hoeveel FTE er daadwerkelijk beschikbaar is, en waar de knelpunten zitten (de impopulaire vrijdagen, bijvoorbeeld).

Laat me zien hoe dit werkt

Inzichten

Dit vroege inzicht levert een dubbel voordeel op:

  • Proactieve gesprekken: schoolleiders kunnen op tijd in gesprek gaan met collega’s over hun verlofwensen of de inzet van een 'tweede keus' qua beschikbaarheid, waardoor medewerkers ruim de tijd hebben om thuis afspraken te maken (zoals kinderopvang).

  • Tijdig vacatures uitzetten: Het voorkomt de paniek van last-minute werving in de zomer.

"Zie het als een nieuw domino steentje: doordat je op tijd vacatures uitzet, heb je nog eerste keus. In plaats van dat je ergens in juli nog denkt, oh we hebben nog een halve FTE Engels te vervullen. Wie gaat dan nog op solliciteren?"

Wensen inventarisatie, geen eisenpakket

Een belangrijk aandachtspunt is de communicatie over het doel van de brief. De Januaribrief is een wensen inventarisatie, geen eisenpakket."

Het staat of valt ook bij hoe je het brengt in de school. Het blijven wensen. En het klopt dat er nog wel eens een spraakverwarring is, waardoor de verwachting ontstaat dat het ook daadwerkelijk gebeurt. Het verwachtingspatroon moet je daarom van tevoren goed kaderen."

Door dit te kaderen, voorkom je teleurstelling bij docenten wanneer bijvoorbeeld hun 'tweede keus' voor een dagdeel beschikbaarheid wordt ingezet – een noodzakelijke afweging die de roostermaker maakt omwille van het beste rooster voor de leerlingen.

Bovendien ziet Marco de Januaribrief in Formatie (Foleta) als hét middel om efficiënt te werken. Het handmatig verwerken van gegevens uit bijvoorbeeld Google Formulieren is inefficiënt. Door de Januaribrief in Formatie (Foleta) te gebruiken, wat eigenlijk een geïntegreerde Google Formulieren is, wordt de informatie automatisch verwerkt. Tenminste, wanneer dit goedgekeurd wordt door de leidinggevende. Het is tegelijkertijd ook een middel om met collega’s in gesprek te gaan als het niet wordt goedgekeurd. Daarnaast kunnen er eenvoudig rapporten gegenereerd worden op sectie- en teamniveau, die helpen om in control te zijn en te blijven. 

Interview - Succesverhaal De kracht van ‘Statistische Prognose’ in Formatie (Foleta)33-1
De Januaribrief geeft rust in het proces en vroegtijdige zekerheid voor alle betrokkenen. Ga daarom nu aan de slag, gebruik het morgen en pluk over een jaar de voordelen.

Marco van Stoppelenburg

Leidinggevende rol op het gebied van planning en control

De meerwaarde op Stichtingsniveau

De kracht van de Januaribrief reikt verder dan de individuele school. Binnen de Stichting Galilei, waar Marco's school deel van uitmaakt, wordt het ingezet om bovenschools de strategische personeelsplanning te faciliteren. "Het voorkomt dus dat je als school lukraak vacatures uitzet en je pas aan het eind erachter komt dat je intern kandidaten hebt."

Door vroegtijdig de formatie-inzichten van alle scholen te bundelen tijdens het 'verloopoverleg', kan de stichting leraren overplaatsen van een school met een dreigend boventallig tekort naar een school met een vacature. Dit zorgt voor werkgarantie voor het personeel en maakt het mogelijk om duurzame oplossingen zoals duobanen te creëren. Het levert financieel inzicht op en versterkt bovenal het samenhorigheidsgevoel binnen de stichting. "Het personeel weet: Ik werk nu op het Helinium, maar ik werk ook voor Stichting Galilei. En dat betekent dat ik ook bij een van de andere scholen terecht kan," aldus Marco.

Tip van Marco

Marco is duidelijk in zijn advies aan scholen die de Januaribrief nog niet optimaal inzetten: stop met het uitvinden van het wiel en begin vandaag nog!

"Als je daar even doorheen gaat en je gaat hem inzetten, dan merk je dat het zo'n enorme boost aan je formatieproces geeft: het geeft rust in het proces en vroegtijdige zekerheid voor alle betrokkenen. Ga daarom nu aan de slag, gebruik het morgen en pluk over een jaar de voordelen.”

Naast de beschikbaarheid van docenten is een eenduidige urenregistratie voor je ondersteunend personeel essentieel voor een complete formatie. Lees hoe Stichting Agnieten College/ De Boog afrekende met foutgevoelige Excel-lijstjes voor het OOP.

Wil je ook aan de slag gaan met de Januaribrief bij jouw instelling?

Stel je vraag direct aan onze experts

arrow-blue-bottom_left

 

Of zou je het fijn vinden als we meekijken hoe jullie een gezamenlijke Januaribrief realiseren voor de hele Stichting (uiteraard met de mogelijkheid om het daarna op schoolniveau te personaliseren)? Neem dan contact met ons op. We helpen je graag!