Wanneer onderwijsinstellingen starten met een aanbesteding voor plan- en roostersoftware, gebeurt dat vrijwel altijd met de beste bedoelingen, maar vaak ook met de verkeerde verwachtingen. Er wordt een uitgebreide eisenlijst opgesteld, de inschrijvingstermijn is krap en men vertrouwt erop dat een scoretabel vanzelf de juiste keuze oplevert.
In de praktijk zie ik echter iets anders gebeuren. Het proces kost meer tijd dan voorzien, de winnende leverancier blijkt niet altijd de juiste match en de implementatie verloopt stroever dan gehoopt.

Robin Frölich is eigenaar van Senz Interim en als project- en changemanager in het onderwijs begeleid hij al ruim twintig jaar instellingen bij aanbestedingen, implementaties en organisatieveranderingen. Zijn conclusie is helder: de meeste problemen zijn te voorkomen, mits je anders kijkt naar wat aanbesteden daadwerkelijk is.

Robin Frölich

Eigenaar van Senz Interim

Senz Interim is een adviesbureau gespecialiseerd in onderwijslogistiek. Met een team van ruim twintig consultants werkt Senz Interim op het snijvlak van people, process en technology, voor het VO, mbo en hoger onderwijs. Robin woont in Enschede en werkt zelf ook als consultant met de voeten in de klei, zoals hij dat zelf noemt. In het weekend staat hij graag op het hockeyveld en brengt hij tijd door met zijn gezin.

Misvatting 1: een lange eisenlijst beschermt je

De gedachte lijkt logisch: hoe meer je vastlegt, hoe kleiner de kans op teleurstellingen achteraf. In de praktijk werkt dit echter averechts.

Uitgebreide eisenlijsten kunnen juist goede leveranciers uitsluiten. Tegelijkertijd ontstaat er nauwelijks ruimte om het gesprek aan te gaan. Over harde eisen kun je immers weinig discussiëren. Over wensen juist wel.

Het advies is daarom helder:

Houd de eisenlijst zo kort mogelijk en beperk deze tot wat écht niet onderhandelbaar is, zoals AVG en security.
Maak de wensenlijst bewust uitgebreider en gebruik deze als gespreksinstrument.

Die wensenlijst biedt ruimte voor dialoog met de markt: wat is haalbaar, op welke termijn en hoe kijken leveranciers daar zelf naar? Juist die gesprekken leveren inzichten op die geen enkele scoretabel kan vervangen.

Misvatting 2: aanbesteden gaat over het vinden van de beste software

Softwareselectie klinkt als een technisch vraagstuk. Functionaliteiten vergelijken, demo's bekijken, scores optellen. Maar de softwaremarkt beweegt te snel voor die aanpak.

"De ontwikkeling gaat zo snel dat alles wat je vandaag opschrijft in je programma van eisen, op het moment van implementatie al half achterhaald is". Tussen het moment van publicatie en de livegang zit al snel anderhalf tot twee jaar. Leveranciers staan in die tijd niet stil. Functionaliteiten veranderen, koppelingen verbeteren, nieuwe modules worden toegevoegd.

De vraag die er echt toe doet, is daarom niet: voldoet dit systeem nu aan onze eisen? Maar: vertrouw ik erop dat deze partner de richting opgaat die wij over vijf jaar nodig hebben? "Het gaat om die strategische partner," zegt Frölich. "En vertrouw je daarop?"

Dat vertrouwen bouw je niet op via een scoretabel. Dat bouw je op via gesprekken, referentiebezoeken en een eerlijk beeld van hoe een leverancier werkt.

Ik wil meer weten!

Misvatting 3: de implementatie begint ná de gunning

De gunning voelt als de finish. Maar voor de collega’s op de werkvloer begint het pas dan. En dat is precies waar de meeste implementaties vastlopen.

"De menskant wordt vrijwel altijd onderschat," zegt Frölich. Niet de techniek, niet het proces, maar de mensen die straks dagelijks met het systeem werken. De roostermaker die jarenlang op zijn eigen manier heeft gewerkt en nu uniform moet gaan werken. De teamleider die in één keer in een systeem moet wat hij eerder in een Excel deed. "Dat is een echte gedragsverandering. En die vraagt begeleiding."

De onderwijsinstellingen die implementaties het beste afronden, doen iets eenvoudigs maar cruciaal: ze luisteren. Ze vragen aan de werkvloer hoe mensen het liefst leren. Ze passen hun aanpak aan. Ze sturen bij als het nodig is, ook halverwege. Frölich: "Je kunt geen blauwdruk van de ene school plotten op de andere." "Elke organisatie is anders."

Maar er is ook een tweede les: de implementatie begint al tijdens de aanbesteding. "Als je aan de voorkant zo veel mogelijk gesprekken voert met leveranciers, zijn er geen interpretatieverschillen meer als de implementatie start." Die wil je er vóór die tijd al uit hebben. Dat scheelt zoveel discussies."

Wat dan wel?

Begin met een marktconsultatie. Niet als formaliteit, maar als echte verkenning: klopt onze aanbestedingsstrategie? Past dat bij wat de markt kan leveren? Betrek de werkvloer vroeg bij het ophalen van behoeften. Maak een korte eisenlijst en een lange wensenlijst. Selecteer eerst op partnership-fit, dan op functionaliteit. En begeleid de mensen (niet alleen het systeem) door de verandering.

"Eigenlijk wil je een leverancier binnenhalen voor de lange termijn," zegt Frölich. "Niet zodat je over tien jaar opnieuw aan tafel moet zitten omdat je de verkeerde keuze hebt gemaakt."

Dat is het punt. Aanbesteden is geen verplichting om zo snel mogelijk achter je te laten. Het is de kans om de juiste keuze te maken: een keuze die de komende jaren elke dag effect heeft op hoe jouw onderwijsinstelling werkt.

De kritische vraag om intern mee te beginnen, formuleert Frölich zo: "Als we planning en roostering vandaag opnieuw mochten ontwerpen, zouden we dan opnieuw kiezen voor dit proces, deze werkwijze en deze uitkomsten?"

Het antwoord is bijna nooit volmondig ja. En dat is precies het punt, want pas als die vraag eerlijk gesteld wordt, ontstaat er ruimte om iets wezenlijks te veranderen.

Vragen? Wij helpen graag!

Lees ook in deze serie:

Aanbesteden, hoe dan? Drie tips voor security en privacy

Robin Frölich stipte het al aan: beperk je harde eisen tot de absolute basis, zoals security en privacy. Maar hoe filter je de relevante eisen uit de wildgroei aan ICT-vragen? Information Security Manager Walter van Hest deelt drie praktische tips voor de juiste context.

Lees de 3 tips voor security & privacy in aanbestedingen

Meer informatie of sparren over onderwijslogistiek?

Stel je vraag direct aan onze experts Ga terug naar Aanbesteden VO

Wil je meer weten over de visie achter deze integratie of ben je benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Neem voor vragen of een vrijblijvend gesprek contact met ons op.

Welke onderwijsambitie wil jij realiseren? Vertel het ons en zet samen de eerste stap. Met onze expertise geef jij jouw onderwijslogistiek een vliegende start.