Maar die omvang brengt ook complexiteit met zich mee. Jarenlang kent de instelling al een hoge mate van autonomie, waarbij 26 scholen hun eigen processen en systemen inrichten.

Hoewel dit 'Teams aan zet'-principe zorgde voor een hoog oplossend vermogen, leidde het in de praktijk ook tot knelpunten. "Projecten werkten elkaar soms tegen, processen waren niet altijd effectief en systemen sloten niet goed op elkaar aan," zo bleek uit een interne analyse. Met meer dan 100 gelijktijdige projecten, een hoge beheerlast en een beperkte datakwaliteit was de conclusie duidelijk: de onderwijslogistiek moest grondig vernieuwd worden. Het doel was tweeledig: de huidige knelpunten oplossen én een stevig fundament leggen voor flexibel onderwijs.

Met SQill als stevig fundament voor wat er onderwezen wordt, was de volgende stap het organiseren van hoe en wanneer. ROC Mondriaan koos bewust voor een integrale aanpak: de implementatie van meerdere systemen (waaronder SQill, Xedule Rooster en Osiris) kort na elkaar, om processen en systemen direct op elkaar af te stemmen. Hier kwam Xedule in beeld.

Waar SQill de bron vormt voor het curriculum, vertaalt Xedule dit aanbod naar een strakke jaarplanning, een plan van inzet en, uiteindelijk, een persoonlijk rooster in My Xedule (voorheen MyX) voor iedere student.

Onlangs vierden Xedule en ROC Mondriaan een indrukwekkende mijlpaal: de succesvolle afronding van de eerste implementatiefase. De resultaten tonen de kracht van deze integrale logistieke keten:

• Persoonlijke roosters voor alle 13.000+ studenten;
• Alle scholen, inclusief die voor bijzondere voorzieningen, zijn binnen één jaar overgestapt;
• Meer dan 100 gebruikers zijn getraind om het maximale uit de systemen te halen.