Geboortezorg Academie

In de wereld van de geboortezorg draait alles om timing. Maar waar een bevalling zich zelden aan een strakke agenda houdt, moet het onderwijs dat de professionals hiervoor opleidt dat juist wél. De Geboortezorg Academie, een vitale landelijke speler, balanceerde echter op een dun koord: een planningshorizon van slechts twee weken. Tel daar een landelijke spreiding en een complexe puzzel van expertise-matching bij op en je begrijpt dat de grens van wat 'behapbaar' is in Excel al lang gepasseerd was.

De druk van de twee-weken-grens

Stel je voor: pas veertien dagen voordat een module start, is de groepssamenstelling definitief. In die ultiem korte tijdspanne moeten docenten worden toegewezen, locaties worden bevestigd en roosters worden gedeeld. Voorheen was dit een handmatig huzarenstukje in foutgevoelige spreadsheets. De ambitie was helder: de academie had behoefte aan een systeem dat niet alleen de huidige brandjes bluste, maar ook de basis legde voor strategische groei. Geen starre software, maar een oplossing die net zo flexibel is als de praktijk.

De 'Magic' van een hybride methode

Software installeren is één ding, het laten ademen met de organisatie is vers twee. Onze consultant Martijn Wijfjes zag al snel dat een standaardinrichting hier de plank mis zou slaan. Samen met het team van de Academie bedacht hij een hybride methodiek die de schijnbare tegenstelling tussen 'lange termijn' en 'ad hoc' overbrugt:

De Strategische Ankers: In de jaarplanning van Xedule leggen we de basisbezetting van het vaste personeel vast. Dit biedt de broodnodige rust en continuïteit.
De Operationele Sprint: Pas wanneer de studentenlijsten definitief zijn, vindt de fijnmazige detaillering plaats in de roostermodule.

Het resultaat? Een systeem dat meebeweegt met de grillige realiteit, zonder dat de grip op de grote lijn verloren gaat.

Laat me zien hoe dit werkt

Maatwerk tot in de haarvaten

Bij Xedule geloven we niet in 'one size fits all'. Dat bleek wel toen we naar de normeringen keken. Waar de standaard in het onderwijs vaak op 1659 uur ligt, vraagt de specifieke CAO-koppeling van de Geboortezorg Academie om 1872 uur. Door de applicatie exact op deze parameters af te stemmen, praten het systeem en de administratie eindelijk dezelfde taal. Dat is geen detail, dat is het verschil tussen een systeem dat 'werkt' en een systeem dat vóór je werkt.

Van brandjes blussen naar sturen op data

In slechts vier maanden tijd, van de eerste blauwdruk in november tot de livegang in maart, heeft de academie zichzelf overtroffen en is de transitie voltooid. De Excel-jungle is gekapt en heeft plaatsgemaakt voor een strak ingericht landschap. Processen zijn niet alleen geautomatiseerd, maar ook kritisch tegen het licht gehouden en vastgelegd. De medewerkers plannen nu niet meer op basis van onderbuikgevoel, maar sturen op betrouwbare data.

De horizon: Een partnerschap in de steigers

De livegang is geen eindstation, maar de geboorte van een nieuwe manier van werken. Terwijl de eerste roosters vlekkeloos uit het systeem rollen, kijken we alweer vooruit naar de koppeling met het nieuwe Student Informatie Systeem (SIS) en het slim inzetten van de Werkverdelingsautomaat.

Het projectteam draagt het stokje nu over aan onze Customer Success Manager, Bart van Luik. Want bij Xedule stopt het niet bij de oplevering; we blijven aan boord om te zorgen dat de logistieke motor van de Geboortezorg Academie ook in de toekomst moeiteloos blijft draaien.

Wanneer de logistieke motor wendbaar genoeg is om de dagelijkse praktijk te volgen, ontstaat de ultieme ruimte voor de student om zelf de regie te pakken. Laat je inspireren door de 'Digitale Campus' van Windesheim, waar de student zelf het tempo en de toetsvorm bepaalt.

Welke onderwijsambitie wil jij realiseren? Vertel het ons en zet samen de eerste stap. Met onze expertise geef jij jouw onderwijslogistiek een vliegende start.