Zes tot tien aanbestedingen per jaar. Dat is wat Philip van der Weijde, bedrijfsjurist bij Visma Nederland, voor Xedule begeleidt. Hij ziet wat werkt en wat niet werkt. En hij ziet ook waar het juridisch en procedureel scheef gaat, vaker dan je zou denken.

"Aanbestedingen zijn in de basis een prachtig instrument," begint Philip. "De aanbestedingswet zorgt dat alle deelnemers gelijke spelregels krijgen. Iedereen weet vooraf waar hij op inschrijft. Dat is precies hoe het hoort. Maar in de praktijk zien we steeds vaker dat die spelregels niet consequent worden gehanteerd."

Proportionaliteitsbeginsel onder druk

Philip noemt het proportionaliteitsbeginsel als één van de belangrijkste principes uit het aanbestedingsrecht. Aanbestedende diensten dienen af te wegen of wat ze vragen past bij wat ze inkopen. Op functioneel vlak, op technisch vlak én op juridisch vlak. Maar juist op dat laatste vlak gaat het regelmatig mis.

"Wat we vaak zien is dat aanbestedende diensten rigide vasthouden aan standaard inkoopvoorwaarden, simpelweg omdat ze standaard zijn. Maar standaard is niet hetzelfde als passend. Soms is een eis gewoon niet redelijk. Bijvoorbeeld dat een aanbestedende dienst op ieder moment de overeenkomst kan beëindigen, terwijl er aan onze kant forse investeringen tegenover staan. Dat heeft directe impact op de prijsstelling, aangezien er geen zekerheid bestaat over toekomstige inkomsten dient zekerheid op een andere wijze te worden ingeprijsd."

Dat soort discussies kost veel tijd. Vragenronde na vragenronde. En dat is precies waar het tweede pijnpunt naar boven komt.

ARBIT in een SaaS-wereld

De ARBIT-voorwaarden komen in onderwijsaanbestedingen veel terug. Hoewel geschreven voor IT-diensten, en met de beste bedoelingen opgesteld door de Rijksoverheid, zijn ze minder geschikt voor de SaaS-realiteit van vandaag.

"De ARBIT-voorwaarden sluiten op veel punten niet goed aan op SaaS," legt Philip uit. "Als je daar dan ook nog eens eigen inkoopvoorwaarden bovenop legt, krijg je een samenloop van problemen. Dan is het zelfs met een goede rangorderegeling niet meer helder welke voorwaarden precies van toepassing zijn. En in veel eigen inkoopvoorwaarden komt het stukje SaaS slechts beperkt of helemaal niet terug. Daar gaat veel tijd in zitten om dat in vraagrondes proberen recht te trekken."

Het advies dat Philip aanbestedende diensten meegeeft is helder. "Denk vooraf na over wat je inkoopt en zorg dat dat goed terugkomt in het voorwaardenpakket. Niet alleen kopiëren wat de vorige aanbesteding ook gebruikte."

Vragenrondes die geen rondes zijn

Wie weleens een nota van inlichtingen heeft gelezen, kent het patroon. Pagina's vol vragen van inschrijvers en daartussen antwoorden als "niet akkoord" of "dit passen we niet aan, want het is standaard". Antwoorden die eigenlijk geen antwoorden zijn.

"Daar kun je als inschrijver helaas niets mee," zegt Philip. "Daarbovenop: je verspeelt eigenlijk een hele vragenronde. En aangezien IT-dienstverlening in de basis complex is, kun je niet volstaan met één vragenronde. Twee rondes is wat mij betreft het minimum, met realistische termijnen ertussen. Anders krijg je de antwoorden, heb je twee dagen om ze te verwerken en is de inschrijving al de deur uit voordat je überhaupt over vervolgvragen hebt kunnen nadenken."

Daarbij komt nog het procedurele aspect. Philip ziet met enige regelmaat dat cruciale punten naar het moment na gunning worden verschoven. "Dan staat er bij een vraag dat partijen het 'na gunning verder uitonderhandelen'. Op basis van het aanbestedingsrecht is dit echter niet toegestaan. Alle inschrijvers moeten vooraf weten waar zij op inschrijven. Anders verandert de aanbestedende dienst de spelregels terwijl het spel al lang en breed is begonnen."

Ook is het volgens Philip al voorgekomen dat een verificatiestap die niet vooraf in de procedure was opgenomen alsnog werd ingebouwd. Aanbestedingsrechtelijk evenmin toegestaan.

Denk vooraf na over wát je inkoopt en zorg dat het voorwaardenpakket daarop aansluit. Niet simpelweg kopiëren wat de vorige aanbesteding ook gebruikte.

Philip van der Weijde

Bedrijfsjurist

De kracht én de grens van AI

Philip ziet AI als kans voor de aanbestedingswereld. "Aanbestedingen zijn rigide processen met duidelijke kaders. Daarbinnen is veel te automatiseren. Wij gebruiken AI inmiddels om snel inzichtelijk te krijgen of we aan alle eisen kunnen voldoen. Dat helpt ons sneller besluiten of inschrijven aantrekkelijk is."

Maar er is een grens. Je wilt straks niet alleen maar twee computers tegenover elkaar zetten. AI stelt vragen, AI beantwoordt vragen, AI evalueert antwoorden. De menselijke toets verdwijnt dan. En juist die toets is de kern van een goede aanbesteding. Past deze leverancier bij ons als organisatie? Vertrouwen we hen met onze onderwijslogistiek voor de komende vijf tot zeven jaar? Dat zijn vragen die een algoritme niet kan beantwoorden.

Demo's, gesprekken en de menselijke interactie blijven daarom belangrijk. Cultuurfit is geen aanbestedingseis, omdat het moeilijk objectief te toetsen is. Maar zonder cultuurfit heeft een implementatie weinig kans van slagen.

Wat Xedule wil zijn

Tot slot komt Philip terug op een punt dat hem na aan het hart ligt. "Als leverancier vinden wij het belangrijk om een verantwoorde inschrijving te doen. We nemen het proces serieus. Dat betekent ook dat we redelijke eisen belangrijk vinden. Als een aanbestedende dienst minimaal of helemaal niet meebeweegt op een onderwerp als bijvoorbeeld aansprakelijkheid, dan wordt het voor ons als verantwoorde inschrijver eenvoudigweg niet aantrekkelijk om in te schrijven."

"En dan loopt de aanbestedende dienst dus het risico dat een goede leverancier afhaakt. Dat is iets waar we soms tegenaan lopen. Niet uit onwil, maar omdat een structureel on-evenwichtig contract uiteindelijk niemand dient."

Een aanbesteding is een aanzet tot een meerjarige samenwerking. En dat begint met spelregels waar beide partijen mee uit de voeten kunnen.

Lees ook in deze serie:

Aanbesteden, hoe dan? AI versnelt het proces, maar mensen maken het verschil

Nu we weten hoe belangrijk evenwichtige spelregels zijn, kijken we naar de toekomst van het inkoopproces. AI kan de administratieve druk van een aanbesteding verlagen, maar hoe borg je de menselijke klik en het vertrouwen van de roostermakers? Ontdek de visie achter SaaS+.

Lees het artikel over AI en de menselijke maat

Meer weten over de visie van Xedule op aanbesteden?

Stel je vraag direct aan onze experts Ga terug naar Aanbesteden VO

Heb je vragen naar aanleiding van dit interview of wil je van gedachten wisselen over de 'menselijke toets' binnen aanbestedingstrajecten? We horen het graag.

Welke onderwijsambitie wil jij realiseren? Vertel het ons en zet samen de eerste stap. Met onze expertise geef jij jouw onderwijslogistiek een vliegende start.

De spelregels veranderen terwijl het spel al loopt