Excellent onderwijs betaalbaar organiseren

Oplossingen

Screenshot XeduleOnderwijsinstellingen staan voor de uitdaging meer te doen met minder middelen. Meer marktwerking en dus meer concurrentie. Meer maatwerk en dus meer flexibiliteit. Meer wensen maar minder gemeenschapsgelden. Deze ontwikkelingen leiden tot allerlei uitdagingen op het gebied van onderwijs en bedrijfsvoering en onderstrepen het belang van onderwijslogistiek binnen onderwijsinstellingen. Onderwijslogistiek wordt dan ook steeds belangrijker om de kwalitatieve verbeteringen in het onderwijs mogelijk te maken. Om onderwijs efficiënt uit te voeren is ondersteunende planning- en roostersoftware voor het logistieke proces onmisbaar. Om aan deze behoefte te voldoen is Xedule ontwikkeld. Door middel van een aantal onderscheidende kenmerken maakt Xedule het daadwerkelijk mogelijk uw excellente onderwijs betaalbaar te organiseren.

Werken met uw onderwijscatalogus

Door middel van de koppeling met uw onderwijscatalogus ondersteunt Xedule uw invulling van het onderwijs en maakt deze planbaar en uitvoerbaar. Indien u niet beschikt over een eigen catalogus, dan kunt u gebruik maken van onze catalogus. Door onze opzet is uw terminologie altijd te gebruiken in de applicatie.

Roosteren op basis van individuele leerroutes

Momenteel worden roosters vaak handmatig gemaakt op basis van de klassen. Door de toenemende keuzevrijheid van deelnemers is de complexiteit toegenomen en duurt dit proces steeds langer. Bovendien wordt het handmatig opstellen van een rooster dat deelnemers en onderwijspersoneel acceptabel vinden en dat tegelijkertijd optimaal gebruik maakt van de faciliteiten bijna onmogelijk. Xedule beschikt over een roostermachine die het mogelijk maakt een rooster te genereren op basis van individuele leerroutes. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gekozen tussenuren voor studenten te minimaliseren terwijl ook voor uw onderwijspersoneel een optimaal rooster wordt opgesteld. De unieke wiskundige modellen die Xedule gebruikt zorgen er voor dat de rekentijd wordt geminimaliseerd waardoor het genereren van meerdere varianten voor het rooster tot de mogelijkheid behoort. Hierdoor ontstaat er keuze.

Doorrekenen van aan te bieden leerarrangementen

Xedule beschikt over de functionaliteit om verschillende scenario's door te rekenen. Hierdoor wordt het erg makkelijk om de logistieke consequenties van de organisatie van het onderwijs inzichtelijk te maken. Je kan hierbij onder andere denken aan het doorrekenen van aan te bieden leerarrangementen, de inrichting van de onderwijscatalogus of het analyseren van oplossingen voor een capaciteitsprobleem. De basis waarop beslissingen worden genomen op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau wordt hierdoor verstevigd waardoor het onderwijsproces efficiënter wordt uitgevoerd.

Integrale planning en roosterfunctionaliteit

Om effectief onderwijs uit te kunnen voeren is een efficiënte inzet van onderwijspersoneel en faciliteiten noodzakelijk. Dit kan alleen worden bereikt door een integrale benadering van plannen en roosteren, waardoor uiteindelijk een optimaal resultaat wordt behaald. Integraal betekent hier van lange termijnplanning tot aan concrete dagroosters. Xedule onderscheidt hiervoor vijf planningsniveaus. Deze zijn: meerjarenplanning, jaarplanning, periodeplanning, weekplanning en dagplanning. Het expliciet koppelen van deze niveaus is de eerste betekenis van integraal. Op ieder niveau vindt steeds een gezamenlijke afweging plaats over de inzet van onderwijspersoneel en faciliteiten, gegeven de (voorspelde) vraag naar onderwijs op basis van het aantal studenten. Dit is de tweede betekenis van integraal. Deze integraliteit maakt Xedule uniek.

Meerjarenplanning

In de module Meerjarenplanning kan een onderwijsinstelling haar opleidingen ontwerpen en vormgeven. Op basis van dit ontwerp en de mogelijkheid om studentenaantallen te prognosticeren worden de capaciteitsconsequenties inzichtelijk gemaakt. In de meerjarenplanning wordt het effect op de vraag naar faciliteiten en de vraag naar expertises van het onderwijzend personeel doorgerekend. Dit wordt afgezet tegen het bestaande aanbod. Op basis hiervan ontstaat een duidelijk beeld waar er in de komende jaren discrepanties zijn te verwachten. Met behulp van scenario's kunnen verschillende alternatieven in het onderwijsontwerp of alternatieve studentprognoses worden doorgerekend.

 

Jaarplanning
In de jaarplanning wordt de vraag naar en aanbod van onderwijs in de verschillende periodes van een schooljaar inzichtelijk gemaakt. Vergeleken met het bovenliggende niveau neemt de onzekerheid in studentenaantallen af. Belangrijk wordt hier te voorspellen wat de studenten gaan doen. Welke leerroutes zullen uw studenten naar verwachting gaan volgen zodat de consequenties op onderwijspersoneel en faciliteiten zichtbaar worden. Verder kan op dit niveau de jaartaak voor ieder personeelslid worden gemaakt, waarbij overige taken en geplande onderwijstaken gezamenlijk worden gepland. Hiermee kunt u invulling geven aan het CAO artikel ´De organisatie van het werk´.

Periodeplanning
In de periodeplanning wordt op basis van de resultaten van het arrangeerproces het onderwijs verdeeld over de weken binnen een periode. Tijdens het arrangeerproces kiest de student zijn of haar leerroute. Wordt er in uw instelling niet door afzonderlijke studenten gekozen en volgen studenten dezelfde leerroutes? Geen probleem, ook die werkwijze wordt door Xedule ondersteund. Deelnemers met overeenkomende leerroutes worden geclusterd en onderwijsproducten worden ingedeeld naar weken en docenten of instructeurs. Ook wordt er gekeken naar de beschikbare faciliteiten zodat er tijdig kan worden ingegrepen bij een tekort of overschot.

Weekplanning
In de weekplanning worden de onderwijsproducten die in een bepaalde week zijn ingepland, automatisch geroosterd en gekoppeld aan docenten en faciliteiten. Ook is het hier mogelijk roosterwijzigingen door te voeren.

 

Dagplanning
In de dagplanning worden de dagelijkse wijzigingen verwerkt.

Optimale inzet van onderwijspersoneel en faciliteiten door automatisch plannen en roosteren

Xedule is ontwikkeld met als doel om het voor onderwijsinstellingen mogelijk te maken het onderwijs te organiseren, dat zij willen geven. Plannen van hoe en wanneer onderwijspersoneel en faciliteiten worden ingezet is essentieel. Door middel van het automatisch plannen en roosteren van onderwijspersoneel en faciliteiten kan een optimaal resultaat worden behaald. Daarnaast moeten verschillen in vraag en aanbod in een vroeg stadium worden opgemerkt. Xedule genereert daarom in iedere planningslaag diverse overzichten en signaleringen om inzicht te verschaffen in de vraag naar onderwijs en het aanbod van mensen en middelen. Hierdoor is het mogelijk tijdig corrigerende acties te nemen indien dit nodig is.

Lage ICT kosten door Software as a Service concept (Saas) en koppelbaar via Enterprise Service Bus (ESB)

Xedule wordt aangeboden als SaaS (Software as a Service). Dit betekent dat Xedule als online dienst wordt aangeboden, waarbij de gebruiker de software niet fysiek aanschaft, maar benadert via het internet met een browser. De installatie, onderhoud en beheer valt onder de verantwoording van de SaaS provider. Deze opzet garandeert dat de kosten voor beheer, onderhoud en hardware voor onderwijsinstellingen worden geminimaliseerd, zonder dat er concessies aan de functionaliteit worden gedaan.

Daarnaast communiceert Xedule met andere systemen met behulp van een Enterprise Service Bus (ESB). Een ESB versimpelt en standaardiseert interfaces tussen verschillende systemen: er is één generieke manier van communiceren met de ESB, de ESB zorgt voor communicatie met de onderliggende systemen.

Planning- en roosterfunctionaliteit aan te passen per opleiding, afhankelijk van behoefte

Onderwijsinstellingen hebben allemaal hun eigen kenmerken. Zelfs binnen een onderwijsinstelling kunnen de roosterfunctionaliteiten benodigd per opleiding sterk verschillen. Standaard roosterapplicaties zijn daardoor niet altijd te gebruiken bij alle opleidingen binnen een onderwijsinstelling. Om dit probleem op te lossen heeft Xedule verschillende zogenaamde templates, die afhankelijk van de behoefte kunnen verschillen tussen opleidingen. Daarnaast garandeert de generieke opzet dat er makkelijk extra voorwaarden aan de roostermachine kunnen worden toegevoegd. Ook is het mogelijk om uw eigen terminologie te hanteren in de applicatie.

Inzicht in onderwijstijd voor al uw studenten

Inzicht in onderwijstijd wordt steeds belangrijker. Met Xedule heeft u altijd inzicht in de geplande onderwijstijd per jaar, per periode, per week en per dag.