Excellent onderwijs betaalbaar organiseren

Xedule - van grove planning naar een gedetailleerd en stabiel rooster

 

Advitrae ziet het proces van plannen én roosteren als één doorlopend en geïntegreerd proces. Een proces waarbij op het juiste moment in de fasering (de planningskalender), de juiste doelgroepen aan zet zijn bij het opleveren van de benodigde data en het uitvoeren van haalbaarheidsanalyses. Om dit proces optimaal te ondersteunen en te voorkomen dat er sprake is van miscommunicatie, foutgevoeligheid en/of verlies van data, heeft Advitrae de planning- en roosterapplicatie Xedule ontwikkeld. Xedule beschikt over alle functionaliteit, welke modulair aangeboden wordt, die nodig is om vanuit een grof ontwerp van het onderwijsprogramma te komen tot de realisatie van een goed en stabiel rooster. Naast de hieronder verder toegelichte modules, beschikt Xedule over een medewerker- en studentenportaal. Deze portalen maken het mogelijk om zowel student als medewerker een grotere betrokkenheid te geven bij het gehele proces. Hierbij valt te denken aan het faciliteren van het keuzeproces van studenten, het doorgeven van beschikbaarheid door medewerkers, het raadplegen van het Plan van Inzet en uiteraard het kunnen raadplegen van het rooster.

 

Onderwijsprogramma   Page up

 

Onderwijsprogramma's vormen de basis van het planning- en roosterproces. Alle benodigde capaciteit van personeel en faciliteiten wordt voor het grootste deel, in combinatie met de prognose van het aantal studenten, bepaald op basis van de opgestelde programma's.

Xedule biedt u dan ook de mogelijkheid om uw onderwijsprogramma's te ontwerpen en de eerste controles op onderwijstijd en studiebelasting uit te voeren. Dit alles op grafische wijze ondersteund.

 

Meerjarenplanning Page up

 

De module Meerjarenplanning van Xedule maakt het onderwijsinstellingen mogelijk om het onderwijs over meerdere jaren heen te plannen en op basis daarvan diverse capaciteitsanalyses uit te voeren. Dit alles met als doel om de juiste keuzes te kunnen maken t.a.v. de verwachte personele bezetting (incl. expertises) en de benodigde faciliteiten (incl. middelen).

De module voorziet in de mogelijkheid op basis van wiskundige modellen te komen tot realistische prognoses van studentenaantallen en het op grafische wijze ondersteunen van het ontwerpen van de onderwijsprogramma's. Zie hiervoor ook het onderdeel 'Onderwijsprogramma's'

Op basis van de prognoses en de ontwerpen biedt Xedule u de mogelijkheid om de diverse capaciteitsanalyses uit te voeren. In combinatie met scenario's krijgt u zo meer grip op de onzekerheden binnen het planningsproces.

Naast de uitgebreide analyse mogelijkheden krijgt u met behulp van de module meerjarenplanning volledige controle op de onderwijstijdprogrammering en de verwachte belasting van student en docent per studiejaar.

Met het oog op de gestelde normen binnen het actieplan 'Focus op Vakmanschap' biedt het specifiek voor de MBO-instellingen dé ideale ondersteuning.

 

Jaarplanning Page up

 

Proces plannen

 

Met behulp van de module Jaarplanning wordt de vraag naar en aanbod van onderwijs in de verschillende periodes van een schooljaar inzichtelijk gemaakt. De planner kan hiervoor direct gebruikmaken van de beschikbare data uit de meerjarenplanning.

De onzekerheden in de planningsdata, vooral de prognoses en de onderwijsprogramma's, nemen verder af. Belangrijk wordt hier te voorspellen wat de studenten gaan doen. Welke leerroutes zullen uw studenten naar verwachting gaan volgen, zodat de consequenties op onderwijspersoneel en faciliteiten zichtbaar worden. Verder kan op dit niveau de jaartaak (het plan van inzet) voor ieder personeelslid worden gemaakt, waarbij overige taken en geplande onderwijstaken gezamenlijk worden gepland. Hiermee kunt u invulling geven aan het CAO artikel ´De organisatie van het werk´.

 

Roosterplanning Page up

 

"Met een druk op de knop" worden de resultaten van de jaarplanning doorgezet naar de betreffende weken. Doordat Xedule jaarplanning en roostering als een integraal geheel ziet, is het overtikken van data naar de roostermodule of het  inlezen van een bestand overbodig. Dit reduceert het aantal fouten tot nul en leidt tot minder werk.

Proces roosteren

 

De roosterautomaat is nu klaar om te gaan roosteren. De krachtige roosterengine zorgt op basis van uw instellingen voor mooie roosters, ook in het geval van schaarse lokalen of beperkte beschikbaarheid van medewerkers.

Meer details lezen over de unieke kwaliteiten van de roosterautomaat van Xedule, klik dan hier.

 

Indien u (gedeeltelijk) werkt met specifieke keuzedelen voor uw studenten wordt dit opgelost in het arrangeerproces van de roostermodule. Xedule heeft de mogelijkheid individuele keuzes van de studenten in te lezen en op basis hiervan te roosteren.

 

Na het creeëren van een goed periode rooster is het natuurlijk ook mogelijk uw dagelijkse roosterwijzigingen bij te houden.

 

Examenprogramma Page up

 

Parallel aan het ontwerpen van de onderwijsprogramma's vindt het proces plaats om te komen tot het toets- en examenprogramma. Het programma waarmee vastgesteld wordt of een student voldoet aan voortgangsverwachtingen van het leerproces en uiteindelijk de eisen die gesteld worden om in aanmerking te komen voor certificering of diplomering. Ook de afname van dit programma vraagt om inzet van personeel en faciliteiten en kent daardoor een grote afhankelijkheid met het organiseren van het reguliere onderwijsprogramma.

Xedule biedt u vanaf 2015 de mogelijkheid om ook het organiseren van de toets- en examenplanning te ondersteunen als integraal onderdeel van het gehele proces van plannen en roosteren. In samenwerking met de veel gebruikte administratieve systemen voor de formele afhandeling van het toets- en examenproces, ontstaat zo een optimale ondersteuning van dit onderdeel van het onderwijslogistieke proces.

 

Examenplanning Page up


Nadat is vastgesteld hoe de examenprogramma's over de diverse opleidingen heen georganiseerd moeten worden en de noodzakelijke capaciteitsanalyses uitgevoerd zijn, biedt Xedule de mogelijkheid om het proces van het roosteren van de examenprogramma's uit te voeren. Het uiteindelijk gerealiseerde toets- en examenrooster maakt integraal onderdeel uit van het rooster voor de student, docent en faciliteit en levert één totaal rooster voor de diverse doelgroepen op.

 

PublicatieomgevingPage up

 

Advitrae hecht er grote waarde aan dat onderwijsinstellingen zelf kunnen bepalen op welke wijze zij het rooster publiceert richting studenten en medewerkers. De architectuur van Xedule biedt hier dan ook ruimschoots mogelijkheden voor op basis van webservices.

Xedule beschikt echter ook over standaardoplossingen voor de publicatie. Zo kan het rooster ook ontsloten worden via het medewerker- en studentportaal, bestaat er de mogelijkheid gebruik te maken van een standaard publicatiewebsite (via internet en/of intranet) en is standaard functionaliteit beschikbaar voor de synchronisatie met externe agendafunctionaliteit als Google Calender of Outlook.