Excellent onderwijs betaalbaar organiseren

De unieke kwaliteiten van de roosterautomaat van Xedule


Inleiding

Regelmatig stellen belangstellende instellingen vragen over de kwaliteit en de werking van de roosterautomaat van Xedule. Uiteraard informeren wij u graag over de unieke kwaliteiten van de automaat.

 

Voorwaarden aan het rooster

Zodra bekend is welke lessen in een week geroosterd moeten worden is de automaat van Xedule in staat binnen korte tijd een rooster te genereren dat aan 100% van de gestelde voorwaarden voldoet. Hierdoor is een roostermaker in staat in zeer korte tijd een rooster te maken. Door de snelle productie van een rooster kunnen er vele verschillende scenario's onderzocht worden.

 

Doelen

De automaat plaatst de lessen op een zodanige wijze dat studenten en medewerkers zo min mogelijk tussenuren hebben en de lessen worden ook zo vroeg mogelijk op de dag geroosterd. De roostermaker kan aangeven wat hij het belangrijkste doel vindt.

 

Roosteren van de lessen

De automaat  wijst lessen toe aan een tijdstip waarop de gewenste studenten, medewerkers en faciliteiten (lokalen, beamers etc.) beschikbaar zijn. Bij het toewijzen van lessen aan tijdstippen wordt gezorgd dat studenten, medewerkers en faciliteiten nooit op hetzelfde tijdstip aan twee lessen toegewezen worden. Er kan ingevoerd worden op welke tijdstippen de lessen in het rooster moeten komen, zo kan bijvoorbeeld voorkomen worden dat een theorieles pas na 16.00 uur in het rooster komt. Daarnaast kan een les als randles gedefinieerd worden, de automaat plaatst de betreffende les dan aan het begin of eind van de dag. Lessen kunnen op hetzelfde moment geroosterd worden en er kunnen volgorderelaties tussen twee lessen aangelegd worden zodat de ene les eerder in de week gegeven wordt dan de andere. Hier kan eventueel een gewenst aantal dagen tussen komen te zitten.

 

Voorwaarden op studenten en medewerkers

Een rooster van studenten en medewerkers moet aan vele voorwaarden voldoen. Daarnaast bevat Xedule extra voorwaarden die er voor zorgen dat een student of medewerker een beter rooster krijgt. Zo kan er de eis op een individuele student of medewerker gezet worden die zegt dat hij een maximum aantal dagen onderwijs mag volgen of onderwijzen. Tevens kan er een minimum aantal dagen opgegeven worden zodat afgedwongen kan worden dat hij of zij elke dag van de week op school moet zijn. Een minimum tijd op school per dag kan ingesteld worden om te voorkomen dat iemand voor een half uur naar school moet komen. Een maximum lengte van één lesdag kan ingesteld worden om te voorkomen dat men van 's morgens 8.00 uur tot 's avonds 21.00 uur aanwezig moet zijn.

Veelal is vooraf bekend welke medewerkers een les kunnen verzorgen (expertise). De automaat kan kiezen welke medewerker een les verzorgt en zal dit zodanig doen dat er zo'n optimaal mogelijk rooster uitkomt. Uiteraard roostert de automaat een medewerker alleen in op de dagen dat de medewerker werkt. Voor de medewerkers houdt de automaat rekening met alle CAO voorwaarden.

 

Pauzes

Binnen Xedule zijn er verschillende mogelijkheden om pauzes in het rooster op te nemen, namelijk:

  • Pauzes kunnen vaste tijdstippen zijn.
  • Lesmomenten kunnen uitgebreid worden zodat aan het begin of aan het eind van dit lesmoment de student of medewerker pauze krijgt.
  • Per student of medewerker kan een maximale tijd ingesteld worden dat ze aaneengesloten onderwijs mogen krijgen of geven. De faciliteiten kunnen dan een bezetting van 100% halen.
  • Een laatste mogelijke pauze is om de automaat een lesmoment pauze te laten kiezen uit een aantal mogelijk lesmomenten. Een student moet bijvoorbeeld middagpauze hebben tussen 12.00 uur en 12.30 uur of tussen 12.30 uur en 13.00 uur. Ook nu kan een bezetting van 100% van de faciliteiten gehaald worden.

 

Meerdere Locaties

Als faciliteiten over meerdere gebouwen of locaties verspreid zijn is er sprake van een reistijd. De automaat houdt hier rekening mee en zet het rooster van een student zo in elkaar dat een student zich zo min mogelijk tussen locaties moet verplaatsen. De automaat kan er ook voor zorgen dat een student of medewerker zich een volledige dag op dezelfde locatie moet bevinden.

 

Roosteren van faciliteiten

De automaat wijst op een slimme wijze faciliteiten toe aan lessen. Hij houdt hier rekening met de volgende elementen:

  • Laat medewerkers en studenten zoveel mogelijk in dezelfde faciliteit zitten in opeenvolgende lessen.
  • Als meerdere faciliteiten vereist zijn voor een les wijst hij twee faciliteiten toe die dicht bij elkaar liggen.
  • Hij zorgt er voor dat studenten en medewerkers zich zo min mogelijk tussen locaties hoeven te verplaatsen.
  • Voorkeur van een medewerker voor een bepaalde faciliteit.
  • Aantal stoelen van een faciliteit, dus zo min mogelijk lege stoelen in een faciliteit.

 

 

Signaleringen

Xedule helpt de roostermaker bij het vinden van conflictsituaties in de data. Een voorbeeld van zo'n conflictsituatie is als een medewerker een les moet verzorgen voor een groep studenten, maar de medewerkers en studenten zijn nooit tegelijk aanwezig. Een ander voorbeeld is een medewerker die meer tijd les moet verzorgen dan zijn werktijd toelaat. Deze conflicten in data worden gesignaleerd voordat de automaat gestart wordt en helpen de roostermaker bij het opsporen van probleemsituaties.

 

Mocht u nog meer informatie willen over de roosterautomaat van Xedule of in gesprek komen met een instelling die vanuit praktijkervaring kan vertellen, neem dan gerust contact met ons op.